Como pedir declaração e laudo de conformidade aos fornecedores

O essencial

Por que o fornecedor é o elo

Quem cadastra o produto e emite a autodeclaração responde pela veracidade (art. 7º, § 1º), mas o que há dentro de cada componente só o fornecedor sabe. A Resolução obriga o fabricante e o importador a manter a documentação técnica que demonstre a regularidade (arts. 12 e 13) e prevê que a autoridade pode requisitar amostras e determinar ensaios (art. 21). Sem a evidência dos fornecedores organizada, não há como responder.

O que pedir

• Declaração de conformidade RoHS do material, informando se cada uma das dez substâncias está dentro do limite.
• Laudo de ensaio, quando houver medição, com o valor encontrado em cada substância.
• O prazo de resposta e a validade do documento.

Peça separadamente para cada material (código, fabricante e part number), porque o limite vale por material homogêneo.

O que conferir em cada documento

• O documento identifica o material certo (código, fabricante e part number) e não apenas a família de produtos do fornecedor.
• Cobre todas as substâncias restritas, e não só algumas.
• Traz data de emissão e de validade, e o nome e o cargo de quem assina.
• No laudo: o valor medido de cada substância, o limite de comparação, o método e o laboratório que fez o ensaio.
• Vale para a revisão do material que está na sua estrutura de produto.
• Está legível e em português, ou com tradução (a Resolução exige a documentação técnica em português).

Documento incompleto, vencido ou de outro material deve ser recusado com o motivo, e o pedido continua aberto.

Como organizar o pedido

1. Agrupe os materiais por fornecedor, para fazer um pedido só.
2. Defina o prazo e quem do fornecedor responde.
3. Acompanhe o que foi respondido, o que falta e o que está atrasado, e envie lembretes sem exagero.
4. Revise cada documento recebido e aprove ou recuse com o motivo.
5. Guarde tudo com versão e data, ligado ao material e ao produto.

Como o eCONF ajuda

• Solicitações a fornecedores: você escolhe o fornecedor, os materiais, os documentos pedidos (declaração RoHS, laudo de ensaio e outros) e o prazo. O sistema envia por e-mail um convite com link seguro.
• Portal do fornecedor: o fornecedor vê apenas os próprios dados, envia os arquivos e acompanha o que foi aprovado, rejeitado ou está vencido. Todo arquivo passa por antivírus, e cada documento aceito recebe um código de integridade.
• Acompanhamento: a tela mostra o respondido, o que falta e os atrasos, com lembretes (no máximo um por dia).
• Revisão: você valida ou rejeita cada documento, com o motivo.
• Reaproveitamento: o mesmo componente (mesmo fabricante e part number) comprado de outro fornecedor pode reaproveitar as declarações, com a sua confirmação.

A triagem de risco aponta, pela descrição do material, onde pode haver uma substância restrita, e dali você já abre o pedido ao fornecedor. É uma estimativa pela descrição, não é evidência.

Perguntas frequentes