Dossiê técnico de conformidade RoHS: o que reunir e como organizar

O essencial

O que a Resolução diz sobre documentação técnica

• Manter a documentação técnica mínima, em português, necessária para demonstrar a regularidade da autodeclaração (art. 12, inciso IV; art. 13, inciso IV).
• O importador deve exigir do fabricante estrangeiro essa documentação (art. 13, inciso IV).
• Guardar a autodeclaração e a documentação por cinco anos, a contar da descontinuação (art. 12, inciso V; art. 13, inciso V).
• Fornecer à autoridade federal, quando solicitado, toda a informação e documentação necessárias, em português (art. 12, inciso VI; art. 13, inciso VI).
• Atualizar a documentação e a autodeclaração quando mudarem o projeto ou as normas técnicas usadas (art. 14).

O que vale reunir em um dossiê por produto

A lista abaixo é uma prática de organização, não uma exigência da Resolução: ela reúne o que uma avaliação de conformidade precisa para chegar a um resultado e para se defender de uma fiscalização.

1. Identificação do produto: código, descrição, modelo ou família, origem (nacional ou importado) e as datas de projeto, de primeira fabricação e de colocação no mercado.
2. Estrutura (BOM) e revisão: a lista de componentes da revisão avaliada, incluindo os intermediários.
3. Dados de cada material: fabricante, part number e fornecedores.
4. Evidências: a declaração do fornecedor ou o laudo de ensaio de cada substância restrita, com a data de validade.
5. Resultado por substância: o valor declarado ou medido, o limite aplicado e a evidência usada em cada resultado.
6. Isenções: o uso isento vigente que cobre cada caso, quando houver.
7. Lacunas e ações: o que estava pendente, quem resolveu, quando e como.
8. Histórico: as versões, as alterações de estrutura e quem aprovou cada decisão.

Como organizar

• Uma versão a cada mudança. Nunca sobrescreva: o documento de ontem precisa continuar recuperável, com a data e quem o aprovou.
• Integridade verificável. Um código de integridade (hash) em cada documento mostra que ele não foi alterado depois de gerado.
• Validade à vista. Um laudo vencido muda o resultado, então a data de validade de cada evidência tem de estar registrada e acompanhada.
• Rastreabilidade das decisões. Quem aprovou, quando e com base em qual evidência.
• Cinco anos de guarda. A data de descontinuação do produto é o marco que inicia a contagem.

Quando o dossiê precisa ser atualizado

Sempre que mudar algo de que o resultado depende: a estrutura do produto (inclusive a de um intermediário), um documento, uma declaração, uma isenção, um limite, ou quando uma data passa. É o que o art. 14 pede em relação ao projeto e à documentação técnica. Depois da mudança, reavalie, aprove e gere a nova versão.

Como o eCONF gera o dossiê

O sistema gera o dossiê técnico a partir de uma avaliação aprovada por quem tem permissão. O documento reúne a identificação do produto, a estrutura, o resultado por substância, as evidências, as isenções, os fornecedores, as lacunas e o histórico. Cada geração é uma nova versão, com data e código de integridade impressos, e a anterior fica guardada como substituída. O PDF usa o logo e as cores da empresa.

Junto vem a declaração interna de conformidade, que traz o aviso "documento interno, não é a autodeclaração oficial". O sistema é um apoio à decisão: não certifica produtos nem substitui a análise técnica e jurídica.

Perguntas frequentes